Imagínese ir al trabajo por la mañana, iniciar sesión en su computadora y darse cuenta de que todos sus correos electrónicos ahora están encriptados e imposibles de recuperar.

Ahora, imagine si esto le sucedió a cada persona en su organización. ¿Qué haría tu equipo? ¿Su empresa podría manejar un desastre de TI como este?

Para aquellos que tienen la protección de respaldo adecuada, un problema como este solo sería un pequeño contratiempo y algo que se puede resolver con bastante rapidez. Pero aquellos que no están preparados están mirando una empresa masiva, incierta y que consume mucho tiempo para poder recuperar datos perdidos.

Una de las principales tendencias en la industria de TI en los últimos años es el cambio principal de servidores en el sitio a servidores basados ​​en la nube. Si bien tiene sentido hacer esto, incluida una mejor flexibilidad de los empleados, una mayor colaboración y eficiencia, muchas empresas no están preparadas para situaciones de desastre como la descrita anteriormente.

La gran mayoría de las empresas está utilizando Office 365 de Microsoft o G Suite de Google para sus necesidades de correo electrónico y uso compartido de datos. Office 365 y G Suite son plataformas SaaS (Software as a Service) que utilizan un modelo de licencia basado en una suscripción. Si bien estas son compañías muy confiables, si lee la letra pequeña, indica que debe tener un sistema de respaldo de terceros en el lugar cuando usa sus servicios, ya que no proporcionan una copia de seguridad robusta en caso de que se pierda una gran cantidad de datos.

Los datos pueden perderse de diferentes maneras, pero los motivos más comunes son errores humanos (alguien que accidentalmente borra archivos importantes), intenciones maliciosas (un empleado descontento limpiando datos) o la introducción de un malware o ransomware.

El ransomware, es un tipo específico de software malicioso que bloquea los archivos de los usuarios hasta que paguen un rescate, ha prevalecido en los últimos años y ahora es la mayor amenaza global para la seguridad en la actualidad. Las estafas de phishing, o aquellos correos electrónicos que recibe con una dirección “extraña” que normalmente le piden que verifique la información de la cuenta o proporcione números bancarios, son una gran amenaza para las empresas, dado que un empleado puede comprometer todo un sistema si se abren el correo electrónico equivocado

Tanto G Suite como Microsoft Office tienen una ventana de copia de seguridad de 30 días, donde se pueden recuperar los archivos eliminados; sin embargo, muchas personas no se dan cuenta de que son 30 días o 10,000 archivos de Office 365 SharePoint, lo que ocurra primero. Las empresas que tienen cantidades masivas de datos deben darse cuenta de que esta forma de respaldo no es suficiente y podría resultar en la pérdida de archivos extremadamente importantes que nunca podrán ser recuperados. Esta es la razón por la cual un sistema de copia de seguridad SaaS de terceros es crucial.

Si bien la pérdida de correos electrónicos y datos importantes ya suena como una pesadilla, existen ciertas industrias, como la ley o el cuidado de la salud, donde legalmente se requiere que las prácticas mantengan los correos electrónicos y ciertos datos durante un período específico de tiempo. Aquellos que no están en cumplimiento, incluso si no es culpa suya, están sujetos a un castigo legal.

Los sistemas de backup SaaS de terceros pueden recuperar una cantidad ilimitada de datos o correos electrónicos perdidos, incluso si el documento tiene 15 años de antigüedad y fue enviado hace mucho tiempo. Los escaneos de respaldo deben hacerse a diario, si no varias veces al día, para garantizar la mejor protección. Tener este tipo de sistema en funcionamiento, ya sea que tenga cinco empleados o 5,000, es algo que le ahorrará tiempo y dinero en caso de que ocurra un desastre de TI. Los sistemas de respaldo SaaS de terceros son solo un par de dólares por persona cada mes, y dado el hecho de que las compañías ya están pagando una tarifa mensual por empleado para las plataformas SaaS, es una inversión inteligente.

Entre las nuevas estafas de ransomware, los problemas del servicio en la nube o los errores humanos, hay muchas maneras en que su empresa podría encontrarse en medio de una crisis de datos. En esta era de la tecnología, años y años de trabajo arduo e importantes archivos pueden desaparecer en un instante, y a menos que esté debidamente protegido, ese podría ser el último clavo en el ataúd para algunas empresas.

No espere hasta que haya un desastre de TI de cuatro alarmas: sea inteligente, sea proactivo e invierta en un servicio de copia de seguridad de terceros.

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